Sie möchten von mehreren Stellen auf Ihre eMails zugreifen? Z.B. von zu Hause und vom Geschäft aus? Von Ihrem Smartphone, Blackberry, iPhone und von Ihrem Notebook aus?

Hier hilft der sogenannte Zugriff über IMAP weiter.

Wenn Sie über das IMAP-Protokoll auf Ihre Mailbox zugreifen, wird Ihre Mailbox auf Ihrem Internetserver als zentraler Datenspeicher verwendet. D.h. alle Daten kommen immer aktuell aus dem Internet und sind nicht nur auf einem Computer verfügbar. Greifen Sie nun mit einem anderen Gerät auf die Mailbox zu, sind auch dort alle eMails vorhanden, da der Datenbestand immer mit dem Server abgeglichen wird. Egal, von welchem Gerät oder Internetzugang Sie weltweit zugreifen: Ihre Mails sind immer direkt verfügbar. Ein weiterer Vorteil: wenn Ihr eigener Computer defekt ist, sind die Mails nicht verloren, sondern weiterhin im Internet gespeichert. Nachdem auf einem neuen Rechner das eMail-Programm wieder eingerichtet ist, stehen alle Mails sofort wieder zur Verfügung.

Nachteil: Wird eine Mailbox über IMAP genutzt, braucht man in der Regel deutlich mehr Speicherplatz und Kapazitäten als bei einem Zugriff über POP. Daher sind IMAP-Fächer in der Regel auch mit höheren Kosten verbunden. Auch die Geschwindigkeit ist in der Regel deutlich langsamer, als wenn Sie über POP auf Ihre eMails zugreifen.

Wenn Sie über mehrere Geräte auf Ihre Mailbox zugreifen, ist es unerlässlich (!), dass alle Zugriffe über IMAP erfolgen. Was passiert, wenn von 10 Geräten nur ein Gerät per POP statt mit IMAP auf die Mailbox zugreift? Die Mails in der Mailbox sind danach weg! Das ist kein Fehler im System, sondern genau das, was POP machen soll.

Der Zugriff über POP erfolgt kurz zusammengefasst so: Gerät lädt eMails aus der Mailbox in das eigene Mailprogramm, danach löscht das Gerät alle eMails in der Mailbox, damit die Mailbox wieder leer ist und Speicher gespart wird - das ist gewollt und eine der grundlegenden Eigenarten des POP-Zugriffes.

Versucht nach einem POP-Zugriff ein anderes Gerät wieder mit IMAP auf die eMails zuzugreifen sind kein mehr vorhanden: es wird eine leere Mailbox angezeigt. Das hat in dem Fall aber rein technisch seine Richtigkeit, da der POP-Zugriff die vorhandenen Mails nach dem Abruf im Internet gelöscht hat.

Achten Sie also unbedingt darauf, dass beim Zugriff über mehrere Geräte bei allen der Zugriff über IMAP eingestellt ist. Bei manchen Geräten ist kein Zugriff über IMAP möglich sondern nur über POP. Hier gibt es aber in der Regel immer folgende Zusatz-Einstellung, die Sie unbedingt aktivieren müssen: "Eine Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen."

Insbesondere wenn mehrere Personen über IMAP auf ein und dieselbe Mailbox zugreifen, entstehen schnell Verständnisprobleme. Nutzer A löscht eine Mail, Nutzer B sucht diese und wundert sich, warum sie verschwunden ist. Nutzer C verschiebt einen Unterordner an eine andere Stelle, Nutzer A und B sind nicht informiert und vermissen diesen dann schmerzlich. Dies sind nur ein paar von vielen Beispielen, denen wir schon begegnet sind. Helfen tut hier nur eines: gute Kommunikation ;-)

Insbesondere wenn man viele eMails mit Anhängen erhält, wird die Mailbox schnell voll. Und das Arbeiten damit wird dadurch beständig langsamer und zäher. Das Problem ist, dass je mehr Daten die Mailbox enthält, desto mehr Abgleich muss zwischen dem Internet und Ihrem eigenen Rechner/ Gerät erfolgen. Das System bremst sich so immer mehr aus. Abhilfe schafft nur, regelmässig alte, nicht mehr benötigte eMails zu löschen und die Mailbox beständig übersichtlich zu halten.
Die meisten Mailboxen haben auch eine Obergrenze und können nur bis zu einem gewissen Speicherplatz eMails aufnehmen. Ist diese Grenze erreicht, können neue eMails nicht mehr zugestellt werden und der Absender der eMail erhält eine entsprechende Fehler-Nachricht ("Quota exceeded"). Auch um dies zu vermeiden, sollte man seine Mailbox regelmässig entrümpeln.

Helfen kann auch, alte eMails in einen lokalen Ordner, den die meisten eMail-Programm heutzutage zur Verfügung stellen, zu verschieben. Diese eMails stehen dann zwar nur noch auf speziell diesem Rechner zur Verfügung und nicht mehr in der Mailbox im Internet. Für Archivzwecke ist dies aber oft ausreichend.

Beim Arbeiten mit den eMails auf dem eigenen Computer gibt es keine Verzögerung. Beim Arbeiten mit IMAP-Fächern hingegen müssen ständig Informationen mit der Mailbox im Internet ausgetauscht werden, z.B. wenn Sie Ordner anlegen, eine gesendete Mail gespeichert wird, eine Mail gelöscht wird etc. - dies kann insbesondere bei größeren Mails mit Anhang oder langsameren Internetverbindungen die Arbeit unschön verlangsamen.