Alle Mails, die Sie erreichen, landen zuerst auf Ihrem Server im Internet in Ihrer persönlichen Mailbox. Diese Mailbox hat allerdings ein begrenztes Volumen. Je nach gebuchtem Tarif liegt dieses bei mehreren 100 MB bis hin zu mehreren GB. Irgendein Limit gibt es aber immer, da der Speicher auf Ihrem Server nicht endlos zur Verfügung steht. Dieser Speicher reicht problemlos für 10.000e eMails. Wenn mit den eMails allerdings große Anhänge mitgeschickt wurden, kann es deutlich schneller gehen, dass der zur Verfügung stehende Platz ausgeschöpft ist. Was ist also zu tun?

Bei dieser Art des Zugriffs lädt Ihr eMail-Programm bei jedem Aufruf alle aktuellen Mails vom Server auf Ihren Rechner und löscht direkt im Anschluss die Mails auf dem Server. Bei dieser Art des Zugriffs ist es eher selten, dass eine Mailbox voll läuft. Es kann natürlich trotzdem passieren: wenn Sie z.B. 4 Wochen in Urlaub fahren und in der Zeit werden nie Mails abgerufen, könnte es sein, dass die Mailbox trotzdem zu voll wurde....

Oftmals will man aber trotzdem einige Mails auf dem Server belassen, z.B. damit man sie von einem Smartphone nachträglich noch lesen kann. Hierfür bieten die meisten eMail-Programme zusätzliche Einstellungen.

Wenn Sie diese Einstellung wählen, müssen Sie sehr diszipliniert arbeiten und immer wieder aufräumen und alte Mails löschen, denn ansonsten wird der Speicherplatz auf dem Server über kurz oder lang belegt sein. Mails auf dem Server werden dann wirklich nur gelöscht, wenn Sie aktiv in Ihrem eMail-Programm löschen.

Diese Einstellung ist schon deutlich sicherer - sie veranlasst, dass Ihr eMail-Programm eMails auf dem Server nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch löscht. Und zwar nur auf dem Server - in Ihrem eMail-Programm stehen sie trotzdem weiterhin zur Verfügung. Aber Achtung! Mails werden nur gelöscht, wenn Ihr eMail-Programm läuft! Die Löschung wird auch in diesem Fall von Ihrem eMail-Programm veranlasst. Ein eMail-Server löscht nie (!) von alleine, sondern immer nur auf "Zuruf". Wenn Sie also z.B. wieder im Urlaub sind und Ihr eMail-Programm in dieser Zeit nicht läuft, sind auch ältere eMails als 14 Tage auf dem Server zu finden, bis Sie Ihr eMail-Programm wieder verwenden. Ebenso ist es, wenn Sie einen neuen Rechner oder ein neues eMail-Programm erhalten und dort diese Einstellung nicht wieder herstellen.

Es ist ein Irrtum, dass Sie mit einer solchen Einstellung den Server quasi "programmieren" - alle Befehle kommen immer von Ihrem eigenen eMail-Programm. Damit haben Sie es immer in der Hand, was mit den eMails passieren soll - es passiert aber nur etwas, wenn Ihr eMail-Programm aktiv arbeitet!

Bei dieser Abrufmethode verbleiben immer alle (!) eMails auf dem Server. Sogar noch mehr: wenn Sie Unterordner anlegen und dorthin Mails verschieben, finden Sie diese auch auf dem Server. Auch wenn Sie eine Mail verschicken, wird die gesendete Mail automatisch im Gesendet-Ordner gespeichert.

Es liegt auf der Hand, dass so sehr schnell viele Daten zusammen kommen. Bitte nutzen Sie daher Zugriff auf IMAP nur, wenn Sie bei uns entsprechenden großen Speicherplatz für IMAP gemietet haben, ansonsten wird sehr schnell bei Ihnen nichts mehr funktionieren.

Auch hier kann trotzdem der Speicher voll laufen, insbesondere wenn Sie viele eMails mit Anhängen verschicken oder empfangen. Auch hier hilft nur Löschen oder ein zweites, lokales Archiv-Konto einzurichten, in das man ältere eMails immer wieder verschiebt.

Achtung beim Löschen via IMAP! Die meisten eMail-Programme löschen Mails nicht wirklich sondern verschieben sie erst einmal in einen Papierkorb. Damit belegen die "gelöschten" eMails unverändert Speicherplatz - es ändert sich also in der Hinsicht erstmal nichts. Erst, wenn man die Mails auch aus dem Papierkorb löscht, sind sie wirklich gelöscht und der Speicherplatz wieder freigegeben.

Diese Methode entspricht tatsächlich technisch dem oben beschriebenen Abruf über IMAP. Damit gilt das oben gesagte auch wenn Sie nur über den Webmailer auf Ihre eMails zugreifen.

Bitte beachten Sie immer unten im Webmailer die Anzeige, wieviel Speicherplatz noch zur Verfügung steht. Wenn der Speicherplatz belegt ist, löschen oder archivieren Sie bitte alte eMails, um Speicherplatz wieder freizugeben.

Sie lesen Ihre Mails mal auf Ihrem Smartphone, mal auf Ihrem Tablet, mal auf Ihrem PC - prinzipiell ist dies gar kein Problem. Es ist allerdings lebenswichtig (!), dass Sie die Zugriffs-Einstellungen in allen (!) eMail-Programmen auf allen Geräten einheitlich einstellen, ansonsten werden Sie Probleme bekommen. Mehr Informationen warum, finden Sie hier.....

In dem Fall kommen keine neuen Mails mehr bei Ihnen an, der Absender erhält eine automatische Fehlermeldung. Wenn die Mailbox noch etwas Raum hat, z.B. zu 99% belegt ist, kann es sein, dass noch kleine Mails ohne Anhang ankommen, Mails mit Anhängen aber schon zurück gewiesen werden.

Wenn die Mailbox voll ist, können Sie in der Regel auch keine eMails mehr versenden, da auch hierfür temporär etwas Speicher benötigt wird.

Achten Sie daher immer darauf, dass Ihre Mailbox regelmässig geleert wird, bzw. stellen Sie Ihr eMail-Programm entsprechend ein, damit keine Schwierigkeiten auftreten.

Unser System überprüft einmal pro Tag, ob Ihre Mailbox zu 95% belegt ist und schickt in diesen Fällen eine automatische Warn-Benachrichtigung. Bitte nehmen Sie diese Warnhinweise unbedingt ernst und reagieren Sie, sonst kann es passieren, dass wichtige Mails Sie in kurzer Zeit nicht mehr erreichen werden.